クラウド会計・確定申告

個人事業主が領収書をもらう時の3つの注意点と保管方法

領収書は、取引上の二重請求や過払いを防ぐために、確実に支払った証明として必要です。また、事業にかかる支出を、経費として計上をするためにも欠かせません。領収書を証拠として使うには、記載内容に不備がないことが重要です。法的に定められた保管期限もあるので、注意しましょう。

ここでは、個人事業主が知っておくべき、領収書の知識をまとめます。おすすめの管理方法も載せているので、参考にしてください。

▼ 当サイトのおすすめプログラミングスクール ▼ 

【1位】 GEEK JOB  《20代なら完全無料で未経験から最短22日転職が可能!》
【2位】 TechAcademy 《PC1台で時間も場所も選ばず完全オンラインで学べる!》
【3位】 WebCamp PRO 《未経験・初心者の方でも”転職・就職保証型”プログラミングスクール》

そもそも領収書とは?

領収書は、サービスや商品に対する代金の受け渡しが、確実に完了したことを証明する書類です。個人事業主の場合、書く側になることもありますが、今回はもらう側の視点でまとめます。

ふだん何気なくもらっていても、詳しいルールを知らない方も多いでしょう。領収書は、申告時に提出するものではありません。経費で落とすための資料や、支払いの証拠として、自己管理するものです。

申告時に経費計上する場合は、税法上で定められた記載内容や、保管期限を守らなければなりません。

経費として落とすために書いてもらう手書きの受取書

関係者との飲食費などを経費とする場合は、日付や支払い先、金額、但し書き(何に対して支払ったかがわかる明細の記述)のある領収書を書いてもらいます。金額や日付の間違いがないか、受け取ったその場で確認しましょう。

また、但し書きは「品代として」などの曖昧な表現では、正式な領収書として認められない場合があります。「飲食代(〇名様分)として」「書籍(書籍名)代金として」など、第三者が見ても分かるような記載が必要です。

多品目であったり、分かりやすく書くのが難しい場合は、納品書など別紙で明細があるとよいでしょう。

レシートの代わりに書いてもらう伝票の事

レジがないお店など、レシートがもらえないときは、支払いの明細が分かる領収書を手書きで作ってもらいます。領収書の様式やサイズは店舗によって様々ですが、記載内容は同じです。この場合も、経費計上する予定の支出ならば、前述の注意点をチェックしてください。

必ずしも領収書じゃなくてはならないものなのか?

領収書をもらい忘れたとき、代わりになる書類があると助かります。経費で落とすにあたって、何が必要なのでしょう。証拠書類としての効力をまとめます。

領収書だけではなくレシートでも良い場合もある

領収書の目的は、代金の受け渡しが行われた事実の証明です。税法上、以下の4点が記載されていれば、証拠として認められます。

  • 発行者(支払い先の法人や店舗、個人の名称)
  • 日付
  • 金額
  • 明細(商品名やサービスの内容が具体的にわかるもの)

これらの項目が記載されていれば、レシートでもかまいません。最近では、領収書を兼ねたレシートを発行しているところも多いようです。

受領書でも問題は無い

前述の内容が満たされていれば、受領書でも問題はありません。

お買い上げ表などの金額が書かれたものもOK

お買い上げ表なども同様の扱いです。また、レシートや領収書をもらうことが困難なもの(交通費や慶弔費など)は、出金伝票を起算して経費にすることも可能です。

領収書をもらう時の宛名の書き方の3つのポイント

領収書には、宛名を書く欄が必ずあります。経費計上が目的の個人事業主の場合、後から不備がわかると困りますよね。また、発行する側になることもあるので、失礼のないよう、宛名のルールは知っておいた方がよいでしょう。

ここでは、宛名に関する3つのポイントをあげていきます。

上様はお買い上げ金額が3万円以下の場合に使う

領収書の宛名で見かける「上様」が使えるのは、3万円以下の支払いに限られます

少額なら問題はないとされていますが、経費計上するのであれば、できるだけ使わないようにしましょう。もしも税務調査が入ったときに、無用な疑いをかけられるのを避けるためです。

3万円以上の場合は会社名を記入してもらう必要がある

高額な支払いの場合は、申告する法人名で領収書をもらいましょう。口頭で何度もやり取りをするより、名刺を見せたり、メモ用紙などに書いて渡すとスムーズです。「空けておいてください」と白紙でもらうこともありますが、本来は代金を受け取った側(領収書を発行する側)が記入するものです。

ボールペンで書いてもらう必要がある

簡単に書き直せるものは、証明になりません。特に気を付けたいのは、消えるボールペン。便利なので利用する方も多いですが、公文書などでも使えません。摩擦熱で文字が消える仕組みなので、ストーブの前など、熱いところに置いても消えてしまいます。必ず普通のボールペンで書いてもらいましょう

帳簿につける時は仕訳について

ふだんから帳簿を整理しておくと、申告時期の作業を短縮できます。領収書は、記帳したものと未記帳のものが分かるように、管理しておきましょう。また、レシートの場合、商品名では何か分からないこともあります。特に複数の商品を購入したときは、詳細をメモに残しておくと、仕訳のときに困りません。

領収書に書かれた商品名で仕訳をして帳簿付けする事

使用した経費は、用途に応じた勘定科目(経費の種類)にふりわけて記帳していきます。1か所で複数の商品を購入した場合、レシートごとにまとめるのではなく、商品名で仕訳をして、帳簿を付けましょう。

会計ソフトを使えば、個人事業主の会計に必要な科目が初期設定されているので、選択していくだけで簡単に管理できます。

領収書の保存の方法と保管の仕方

個人事業主の場合、全ての書類を自分で管理し、申告等の手続きもしなければなりません。領収書の管理は意外と大変です。財布や引き出しに入れっぱなしだと、失くしたり、整理に時間がかかったりと、後の事務処理に影響します。

まず、個人的な支出などの不要な領収書やレシートは受け取らない、もしくは、すぐに処分することです。それを徹底するだけでも、日々の雑務はぐっと楽になります。その他、保存方法や保管の仕方をまとめますので、参考にしてください。

領収書やレシートは同じ日付同士で止めておく

毎日帳簿をつけるのが難しい場合でも、領収書やレシートはその日の分をまとめて、ホッチキスやクリップで止めておきましょう。後日整理するときに助かりますし、紛失も防げます。

レジで発行されるレシートや領収書は、感熱紙のものが多いです。年月を経ると、印字が薄まってしまいます。日付ごとにまとめて、コピーしておくと安心です。

同じ月でまとめて封筒に入れてラベル付けを行う

月末には記帳を済ませ、その月の分を封筒にまとめるとよいでしょう。また、何年何月のものかラベリングしておくと、何かあったときにすぐ探せるので便利です。数が多くない方は、ノートやルーズリーフに貼り付けておく方法もあります。その場合は、月ごとにインデックスシールを貼って明記しておくと分かりやすいです。

年事に大きな封筒にまとめて入れて保管する事

申告が終わったら、一年分をひとまとめにして保管しておきます。ノートやルーズリーフも、年ごとに新しいものを使うと管理しやすいです。

ただし、税務調査が入らないかぎり、見返すことはほとんどありません。申告時に提出する必要もないので、整理に時間をかけるのは面倒です。いつのものがどこにあるか分かり、きちんと保管されていれば問題はありません。

仕入れがある場合は、領収書の量も膨大です。あらかじめ保管場所を決めておくと、事務処理にかかる時間が短縮できます。

領収書の保管年数は7年間

領収書は証憑(しょうひょう)書類と呼ばれ、法律で保存期間が決められています。申告が終わっても、勝手な判断で処分することのないよう、気をつけてください。

個人事業主の場合、領収書の保管年数は所得税法で定められています。白色申告では5年間、青色申告では7年間です。帳簿や領収書だけでなく、見積書や納品書、預金通帳なども、保管年数に決まりがあります。

どれも申告時に提出するものではないため、曖昧になりがちです。この機会に確認しておきましょう。なお、法人の場合は、法人税法に定められた7年間となります。

【まとめ】個人事業主なら領収書の事をよく知っておこう!

個人事業主の経費計上において、領収書やレシートは大切な証拠書類であることが分かりました。申告時期に慌ててかき集める事態にならないよう、日ごろから丁寧に保管してあるとよいですね。また、記載内容に不備がないか受け取るときに確認し、二度手間にならないようにしましょう。

領収書の管理と共に帳簿も付けておけば、書き忘れも防ぐことができます。面倒ではありますが、日ごと月ごとに作業するのがおすすめです。

経費で落とす支払いの証拠書類は、個人事業主の節税における必須アイテム。ここでまとめた領収書に関する知識を活かして、上手にやりくりしてくださいね。

関連記事

  1. クラウド会計・確定申告

    発生主義と現金主義の違いと現金主義の特例について

    企業会計の基本は発生主義が原則です。しかし、小規模事業者やフリーランス…

  2. クラウド会計・確定申告

    個人事業主が1000万円を超えた時の税金と消費税の関係

    個人事業主の年収が1000万円を超えた場合、喜んでばかりはいられません…

  3. クラウド会計・確定申告

    個人事業主が節税する時の4つのポイントと青色申告の控除について

    確定申告の時期が近付いています。誰でも出費はおさえたいもので、それは税…

  4. クラウド会計・確定申告

    白色申告の単式簿記の基礎知識と4つの記帳方法

    「白色申告」「単式簿記」という言葉を一度は耳にされた方も多いのではない…

  5. クラウド会計・確定申告

    確定申告初めてのやり方3つと必要書類と時期について簡単に解説

    確定申告を初めて行うことになったとき、どうすればいいのか分からないこと…

  6. クラウド会計・確定申告

    確定申告をオンラインで行うまでの5つの手順とメリット・デメリット

    そろそろ確定申告の時期ですね。初めて確定申告をする方にとっては、どうや…

最近の記事

アーカイブ

  1. ブロックチェーン

    ブロックチェーンとは?1回見れば誰でもわかる説明書
  2. クラウド会計・確定申告

    フリーランスの確定申告:源泉徴収しない3つの理由と計算法
  3. プログラミングの基礎知識

    プログラミングを学ぶなら英語ができた方が良い理由
  4. プログラミングの基礎知識

    フロントエンドとバックエンドの違いとは?特徴と年収・将来性を解説
  5. クラウド会計・確定申告

    帳簿を手書きする時の5つの注意点と作業を楽にする方法
PAGE TOP