領収書は、取引上の二重請求や過払いを防ぐために、確実に支払った証明として必要です。また、事業にかかる支出を、経費として計上をするためにも欠かせません。領収書を証拠として使うには、記載内容に不備がないことが重要です。法的に定められた保管期限もあるので、注意しましょう。
ここでは、個人事業主が知っておくべき、領収書の知識をまとめます。おすすめの管理方法も載せているので、参考にしてください。
そもそも領収書とは？
領収書は、サービスや商品に対する代金の受け渡しが、確実に完了したことを証明する書類です。個人事業主の場合、書く側になることもありますが、今回はもらう側の視点でまとめます。
ふだん何気なくもらっていても、詳しいルールを知らない方も多いでしょう。領収書は、申告時に提出するものではありません。経費で落とすための資料や、支払いの証拠として、自己管理するものです。
申告時に経費計上する場合は、税法上で定められた記載内容や、保管期限を守らなければなりません。
経費として落とすために書いてもらう手書きの受取書
関係者との飲食費などを経費とする場合は、日付や支払い先、金額、但し書き（何に対して支払ったかがわかる明細の記述）のある領収書を書いてもらいます。金額や日付の間違いがないか、受け取ったその場で確認しましょう。
また、但し書きは「品代として」などの曖昧な表現では、正式な領収書として認められない場合があります。「飲食代（〇名様分）として」「書籍（書籍名）代金として」など、第三者が見ても分かるような記載が必要です。
多品目であったり、分かりやすく書くのが難しい場合は、納品書など別紙で明細があるとよいでしょう。
レシートの代わりに書いてもらう伝票の事
レジがないお店など、レシートがもらえないときは、支払いの明細が分かる領収書を手書きで作ってもらいます。領収書の様式やサイズは店舗によって様々ですが、記載内容は同じです。この場合も、経費計上する予定の支出ならば、前述の注意点をチェックしてください。
必ずしも領収書じゃなくてはならないものなのか？
領収書をもらい忘れたとき、代わりになる書類があると助かります。経費で落とすにあたって、何が必要なのでしょう。証拠書類としての効力をまとめます。
領収書だけではなくレシートでも良い場合もある
領収書の目的は、代金の受け渡しが行われた事実の証明です。税法上、以下の4点が記載されていれば、証拠として認められます。
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これらの項目が記載されていれば、レシートでもかまいません。最近では、領収書を兼ねたレシートを発行しているところも多いようです。
受領書でも問題は無い
前述の内容が満たされていれば、受領書でも問題はありません。
お買い上げ表などの金額が書かれたものもOK
お買い上げ表なども同様の扱いです。また、レシートや領収書をもらうことが困難なもの（交通費や慶弔費など）は、出金伝票を起算して経費にすることも可能です。
領収書をもらう時の宛名の書き方の3つのポイント
領収書には、宛名を書く欄が必ずあります。経費計上が目的の個人事業主の場合、後から不備がわかると困りますよね。また、発行する側になることもあるので、失礼のないよう、宛名のルールは知っておいた方がよいでしょう。
ここでは、宛名に関する3つのポイントをあげていきます。
上様はお買い上げ金額が3万円以下の場合に使う
領収書の宛名で見かける「上様」が使えるのは、３万円以下の支払いに限られます。
少額なら問題はないとされていますが、経費計上するのであれば、できるだけ使わないようにしましょう。もしも税務調査が入ったときに、無用な疑いをかけられるのを避けるためです。
3万円以上の場合は会社名を記入してもらう必要がある
高額な支払いの場合は、申告する法人名で領収書をもらいましょう。口頭で何度もやり取りをするより、名刺を見せたり、メモ用紙などに書いて渡すとスムーズです。「空けておいてください」と白紙でもらうこともありますが、本来は代金を受け取った側（領収書を発行する側）が記入するものです。
ボールペンで書いてもらう必要がある
簡単に書き直せるものは、証明になりません。特に気を付けたいのは、消えるボールペン。便利なので利用する方も多いですが、公文書などでも使えません。摩擦熱で文字が消える仕組みなので、ストーブの前など、熱いところに置いても消えてしまいます。必ず普通のボールペンで書いてもらいましょう。
帳簿につける時は仕訳について
ふだんから帳簿を整理しておくと、申告時期の作業を短縮できます。領収書は、記帳したものと未記帳のものが分かるように、管理しておきましょう。また、レシートの場合、商品名では何か分からないこともあります。特に複数の商品を購入したときは、詳細をメモに残しておくと、仕訳のときに困りません。
領収書に書かれた商品名で仕訳をして帳簿付けする事
使用した経費は、用途に応じた勘定科目（経費の種類）にふりわけて記帳していきます。1か所で複数の商品を購入した場合、レシートごとにまとめるのではなく、商品名で仕訳をして、帳簿を付けましょう。
会計ソフトを使えば、個人事業主の会計に必要な科目が初期設定されているので、選択していくだけで簡単に管理できます。
領収書の保存の方法と保管の仕方
個人事業主の場合、全ての書類を自分で管理し、申告等の手続きもしなければなりません。領収書の管理は意外と大変です。財布や引き出しに入れっぱなしだと、失くしたり、整理に時間がかかったりと、後の事務処理に影響します。
まず、個人的な支出などの不要な領収書やレシートは受け取らない、もしくは、すぐに処分することです。それを徹底するだけでも、日々の雑務はぐっと楽になります。その他、保存方法や保管の仕方をまとめますので、参考にしてください。
領収書やレシートは同じ日付同士で止めておく
毎日帳簿をつけるのが難しい場合でも、領収書やレシートはその日の分をまとめて、ホッチキスやクリップで止めておきましょう。後日整理するときに助かりますし、紛失も防げます。
レジで発行されるレシートや領収書は、感熱紙のものが多いです。年月を経ると、印字が薄まってしまいます。日付ごとにまとめて、コピーしておくと安心です。
同じ月でまとめて封筒に入れてラベル付けを行う
月末には記帳を済ませ、その月の分を封筒にまとめるとよいでしょう。また、何年何月のものかラベリングしておくと、何かあったときにすぐ探せるので便利です。数が多くない方は、ノートやルーズリーフに貼り付けておく方法もあります。その場合は、月ごとにインデックスシールを貼って明記しておくと分かりやすいです。
年事に大きな封筒にまとめて入れて保管する事
申告が終わったら、一年分をひとまとめにして保管しておきます。ノートやルーズリーフも、年ごとに新しいものを使うと管理しやすいです。
ただし、税務調査が入らないかぎり、見返すことはほとんどありません。申告時に提出する必要もないので、整理に時間をかけるのは面倒です。いつのものがどこにあるか分かり、きちんと保管されていれば問題はありません。
仕入れがある場合は、領収書の量も膨大です。あらかじめ保管場所を決めておくと、事務処理にかかる時間が短縮できます。
領収書の保管年数は7年間
領収書は証憑（しょうひょう）書類と呼ばれ、法律で保存期間が決められています。申告が終わっても、勝手な判断で処分することのないよう、気をつけてください。
個人事業主の場合、領収書の保管年数は所得税法で定められています。白色申告では5年間、青色申告では7年間です。帳簿や領収書だけでなく、見積書や納品書、預金通帳なども、保管年数に決まりがあります。
どれも申告時に提出するものではないため、曖昧になりがちです。この機会に確認しておきましょう。なお、法人の場合は、法人税法に定められた7年間となります。
【まとめ】個人事業主なら領収書の事をよく知っておこう！
個人事業主の経費計上において、領収書やレシートは大切な証拠書類であることが分かりました。申告時期に慌ててかき集める事態にならないよう、日ごろから丁寧に保管してあるとよいですね。また、記載内容に不備がないか受け取るときに確認し、二度手間にならないようにしましょう。
領収書の管理と共に帳簿も付けておけば、書き忘れも防ぐことができます。面倒ではありますが、日ごと月ごとに作業するのがおすすめです。
経費で落とす支払いの証拠書類は、個人事業主の節税における必須アイテム。ここでまとめた領収書に関する知識を活かして、上手にやりくりしてくださいね。
