クラウド会計・確定申告

個人事業主の弁当代を経費にする時の5つの注意点

読者の中には弁当代を経費にできたらなって思う人も多いのではないでしょうか? 特に個人事業主の方はお昼の弁当代だけでも経費にする裏ワザがあればどれだけ楽になるかと思われることでしょう。実はあるんです!その裏ワザが!

裏ワザを知らない多くの人は「弁当代を経費で落とすって違法じゃないの?」、「ばれたら問題になるんじゃないの?」と勘繰られるのではないかと思います。

しかしながら、この記事で紹介するルールに則って、経費処理を実践すれば、なんら問題なく弁当代を経費にすることができます!これから紹介する方法を実践することにより、是非、わずかにでも資金に余裕を持たせて生活の質を向上させましょう!

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個人事業主の弁当代は経費に計上できるのか?

ケース・バイ・ケースになりますが、基本的には食費をそのまま経費に計上することは難しいです。ですが、これから紹介するように、状況に応じた最適な手法をとることにより、十分に経費計上できる可能性はあります。そのために、適格な状況の把握と後に詳述するいくつかの注意点を頭に入れて置くことが最重要となります。

基本的に一人での弁当代としては経費に計上できない

読者が個人事業主の方である場合、弁当代を一人で計上したいケースが多いかと思われます。残念ながら一人での弁当代はそのまま経費に計上することは厳しくなります。食事代は原則として経費の対象にはならないためです。とりわけ、一人での弁当代となると、業務との関連性が薄れることから、より経費計上は厳しくなると思われます。       

弁当代ではなく別の科目で経費にする事は可能

ところが、計上科目を「弁当代」ではない科目に指定することにより、計上可能性がぐんと上がります。代表的なものには以下の二つの科目があります。

  • 会議費
  • 交際接待費

これらの科目を制限範囲内で上手く利用することにより、業務感を引き出し、結果として経費にすることが可能となります。

状況に応じて経費として計上できるもの

上述したように、弁当代を経費として計上する科目として、「会議費」、「交際接待費」を主に使用できます。これらを状況に応じて適切に使い分け、経費計上することが重要になります。

会議費として経費計上する

弁当を実際に食べた際に、業務関係者との打合せ等がなされたことをを示す根拠があれば、「会議費」として経費計上することが有効です。近年、「ランチミーティング」といった言葉が流行っているように、昼食を交えながらの会議等の業務遂行も一般的となっています。そのため、そういった状況を示せれば、極端な話、電話でのやりとりのみでもあれば、十分に「会議費」として経費計上の可能性が上がると思われます。

交際接待費として経費計上する

「交際接待費」は字の通り、業務関係者を接待する際に発生する飲食費用と定義されております。そのため、業務関係者を交えて、弁当を食べたという状況を示すことができれば大いに「交際接待費」として弁当代を経費計上することが可能となります。ちなみに、個人事業主には「交際接待費」の制限額がないため、積極的に利用することをお奨めいたします!

個人事業主が弁当代を経費にする時の5つの注意点

当たり前ですが、個人事業主の方が弁当代を経費にするにあたって、必ず通るという保証はありません。税務署からの指摘を免れるためにも、これから紹介する5つの注意点を頭に入れておくことにより、弁当代を経費計上できる可能性が格段に上がります。

1.会議費などには上限がある事を頭に入れておく

業務との関連性があることを言い張り、弁当代を会議費として計上しようとしたとします。その際、無制限に計上ができるわけではなく、「一人5000円」という上限が税法により定められております。この上限をうっかりと超えてしまうと税務署からの指摘にあいますので、しっかり頭に刻んでおきましょう!

2.毎日の弁当代や外食費を経費計上するのは避ける

また、弁当代や外食費を計上する頻度も意識する必要があります。計上の頻度はあくまで常識の範囲内とするべきであり、毎日のように弁当代、外食費を計上していると目をつけられてしまいます。そのため、計上の頻度はできるだけ自然なものを心がけ、税務署の目に引っかからない程度に留めることがとても重要になります。

3.打合せをした人物の名前を記載しておく

続いて、貰った領収書等には「打合せをした人物の名前を記載しておく」ということを注意して行うことがポイントとなります。計上までに、業務上の経費ということを裏付ける証拠固めが非常に重要となります。単なる領収書の裏に関係者の名前を加えることで信憑性が増すのです。領収書を受け取った際には意識して行うようにしましょう!

4.自宅近くのお店での食事は避けた方が良い

それと、外食する際、自宅近くのお店での食事は避けることもポイントになります。職場近くならまだしも、自宅近くで業務上の食事をとるというのは、言うまでもなく不自然であるためです。業務上必要な食事であったという信憑性に欠けると思われる場所での食事は避けるのが、否認されないためには無難です。

5.レシートの裏に業務内容を記しておくと良い

最後に、「レシートの裏に業務内容を記す」ということが注意点になります。前述の打合せの人物の名前を記載するというのとも重複をしますが、単なるレシートに具体的な業務内容を加えることで業務に係っていたということの信憑性を増すことができます。相手の名前と組み合わせればより強力な裏付けとなることでしょう。

割り勘をした場合にはどうなるのか?

業務関係者との会食でも、割り勘をしてしまった場合には、経費にできないのでは?と気にされる方も多いのではないかと思います。先に述べたように、一人分の食事代とすると経費計上は厳しくはなります。ですが、計上科目を上手く選定してあげることで、審査をくぐりぬけることが可能になります。

会議やミーティングでの割り勘なら経費にできる

割り勘した場合、やはり、上述したように、計上科目を会議費とすることがベストでしょう。割り勘していようがいまいが、業務に係る会食であったと言い張れれば、十分に承認される可能性があるためです。一人分の食事代に対して会議費を適用するのは定番の定石となるため、しっかり頭にいれておきましょう!

その場合は領収書をしっかりともらう事

また、繰り返しになりますが、その際には業務との関連性を裏付けるために、領収書を忘れずにもうらようにしましょう。万一、領収書をもらい忘れてしまうと、相応の証拠がない限り業務の打合せを兼ねていたと主張することができず、否認されかねないため常に領収書をもらう習慣をつけるようにしましょう!

食事代の経費計上と領収書のもらい方

食事代の経費計上のためには、領収書をもらい忘れないことが非常に重要と話しましたが、もらう際、ただ、もらうだけでなく書かれている内容にも気を配りましょう!いくら領収書をもらっても、書かれている内容に不備があれば否認されるリスクが高まってしまいます。

金額が3万円以上なら上様はやめた方が良い

古くからある慣習に従い、領収書の宛先に「上様」と書くように言う方も多いかと思われます。消費税法によれば、「3万円未満であれば、必要な内容を帳簿に記録しておけば領収書は必要ない」とあります。そのため、少額であれば構いませんが、金額が3万円を超えるような場合には、面倒ですがしっかり宛名を書いてもらうようにしましょう!

但し書きは「お食事代として」と記載してもらう事

領収書には、何に対する支払いかを記載する「但し書き欄」がありますが、ここには「お食事代として」と記載してもらうようにしましょう。ここを曖昧な表現にしてしまうと、せっかく業務との関連性を主張できそうでも、記載不備で認められない恐れがあるため、注意しましょう!

【まとめ】個人事業主の弁当代を経費に入れて節税しよう!

以上、弁当代を経費に入れるための方法をいくつか紹介してきましたが、しっかりと反芻をして是非明日からでも実践してみましょう!特に上述した5つの注意点を意識しつつ、あくまで常識の範囲内にて当方法を活用することにより、効果的な節税を行っていきましょう!

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