確定申告をする個人事業主にとって、「経費」の計上は常に意識せざるを得ない問題です。
「何が経費になるのか」
「領収書じゃなくてレシートを活用できないだろうか」
「レシートをどう保存・整理すればいいのか」
この記事では、確定申告を常に意識しなければならない個人事業主の方向けに、経費計上の基礎やレシートの活用方法・保存手順などについて分かりやすく基礎から説明していきます。
仕事で必要なものはすべて経費として計上できる？
個人事業主の方は確定申告で経費を計上する際、「どこまで計上できるのか」という点を一番気にしますよね。「必要経費」なら経費に計上できる…しかし、どこまでが必要経費として認められるのでしょうか。以下、必要経費と認められるための条件をご説明します。
収入を得るために直接必要とした費用は計上できる
個人事業主が事業の収入を稼ぐために「直接必要としたかどうか」が経費計上の基準です。収入との関係が薄いものについては認められづらくなります。
例えば所得税や住民税などは、稼いでいることや住んでいることを理由として当然発生する税金です。ですから、事業を行っているかどうかに関わらず発生する費用ですし、事業収入のための出費とはいえないので経費としては認められません。
事業に直接関連するものなら計上ができる
「稼ぎを得るために直接必要となった費用」が経費に計上できる…とはいっても、なかなか抽象的でパッと判断しづらいかと思います。税務署の調査(税務調査)では、経費をみる際に「業務に直接関連する費用かどうか」という点を一番重視して判断します。
- どのような目的で費用を使ったのか
- その費用が業務に貢献したのかどうか
- 具体的にどの業務活動に関係した費用なのか
以上のような点を総合的に判断して、個々のパターンごとに判断を下します。
1つ1つの支出に関して、事業との関連性を常に説明できるようにシミュレーションして、税務署に対してきちんと説明できるかどうか・説得できるかどうか、が肝となります。
経費にするために必要なものは3つ！
個人事業主やフリーランスの方が、確定申告で経費を計上する際に必要なものは「レシート」「領収書」「出金伝票」の3つです。以下、3つそれぞれについて具体的に説明していきます。
商品を購入した時にもらえるレシート
経費計上に使える第1の方法は「レシート」です。「経費にするためには領収書！」と思っている方も多いので、レシートも使えると聞いて意外に思われるかもしれません。しかし、レシートも経費計上のために使えるきちんとした方法なのです。
日付けや購入した品など詳細が載っているため、領収書よりも税務署にとっては好ましい存在であるといった見方もできるでしょう。もちろん、事業に関連した支出でなければ経費として認められないという大原則は、レシートを使う場合でも同じですので注意しましょう。
お店で記載してもらう領収書
経費にするために使える第2の方法は「領収書」です。領収書については、改めて詳しく説明するまでもないかもしれません。宛名は「上様」などでも認められますが、個人名を書いてもらうに越したことはありません。
他人の領収書を計算に含めたり、業務と明らかに関係ない支出の分まで含めたりすると脱税行為となってしまうので「自らの業務と関連するかどうか」を念頭において使うようにしましょう。
出金伝票
経費計上のための第3の方法は「出金伝票」です。レシートや領収書と違ってあまり馴染みがないものですが、文具コーナーや100均などで入手できます。出金伝票は、レシート・領収書が入手できない場合や失くした場合に、支出の詳細を書き込むことで領収書代わりに使えます。
たとえば、電車やバスなどの交通費や、お葬式の香典代などは領収書がもらえませんから出金伝票で代用して経費に計上することとなります。もらったはずの領収書がどこかにいってしまったという場合でも、出金伝票で替えられます。
もちろん、架空の金額・支出を出金伝票に書くのは脱税行為なのでやらないようにしましょう。
レシートで経費計上する場合について
領収書ではなくレシートを活用して経費計上する場合、いくつかやっておきたいことがあります。
レシートは同じ日付をホチキスで止めておく
レシートは領収書と比べて薄い紙ですし、サイズも小さいことが多いので紛失したりごちゃまぜになったりしやすいものです。経費に関するレシートは同じ日付けの物をホチキスで止めておくようにすると、整理しやすく帳簿付けの際にもミスが起きづらくなります。
事業に関係が無いものは除外する
領収書と違ってレシートは商品の明細などが記載されています。税務署からのチェックも細かくなりやすいため、事業に関係ない費用はきちんと除外できるようにした上で整理・保存しておく必要があります。
レシートに事業に関係がない出費が含まれている場合には、事業関連の支出はどの品なのかチェックをつけ、余白部分に鉛筆などで経費とできる金額をメモするなどするといいでしょう。
領収書やレシートを保存する3つの手順
個人事業主は確定申告に使った帳簿や領収書・レシートなどを保存しておく義務があります。もちろん、まとめて帳簿付けをする人は、帳簿付けするまで紛失しないように整理・保存しておく必要もあります。
ここでは、領収書やレシートを保存する3つの手順についてご紹介します。
ひと月ごとに封筒などに入れてわかりやすく整理しておく
確定申告前にまとめて帳簿をつけるという方は、領収書やレシートをひと月ごとに仕分けして封筒などに入れて分かりやすい形で整理・保存しておくようにしましょう。個人事業主の確定申告は毎年続きますから、月だけではなく年まで封筒にメモしておくのがベターです。
ラベルを付けていつのレシートかをわかりやすくする
箱やファイルに保管する場合、山の中からかき分けないと目的のレシートを見つけられないというのでは不便です。ラベルをつけて、掘り返さなくてもいつのレシートがどこにあるのかを分かりやすくしておくと良いでしょう。
同じ年のものは同じ箱に入れて保管しておく
確定申告をした個人事業主は、領収書やレシートを5年間保存しておかねばなりません。違う年のものがゴッチャになってしまわないように、同じ年のものは同じ箱・ファイルに入れて保管しておくようにしましょう。
年ごとに分けておくと税務署から税務調査が入った際にもスムーズとなりますし、何かミスがあって修正申告をする場合にも便利です。
ネットバンクと会計ソフトを連動させると仕訳が楽になる
個人事業主が帳簿付けを自分でやって確定申告をする場合、仕訳や記帳作業に大変な時間を取られてしまいます。どうにかして効率よく仕訳などができないか、と悩んでいる個人事業主は多いことでしょう。
そんな方には、会計ソフトとネットバンクとを連動させるとグッと作業が楽になるのでオススメです。
弥生シリーズはネットバンクと連動させて帳簿付けが楽
ネットバンクとの連携は各種会計ソフトで対応していますが、中でも特にオススメなのが弥生シリーズ（弥生の青色申告など）です。弥生シリーズは、ネットバンクと連携し自動で明細データの取り込みから仕訳までを処理してくれます。
仕訳は自動での予測割り当てなので、自分で確認して間違いがないか確認したり修正したりしなければなりませんが…それでもゼロから手動で打ち込みや仕訳をするよりずっと作業時間を減らせます。
レシートやクレジットなどの仕訳が自動的にできる
会計ソフトを使えば、レシートやクレジットカード利用明細の自動取り込みから仕訳まで自動的におこなってくれます。こちらも完全な仕訳ではないので目視での確認作業が必須ではありますが、手作業と比べると確定申告にかかる時間をずいぶんと圧縮できます。
【まとめ】個人事業主のレシートの振り分けと保存はしっかりと！
以上、経費として計上するかどうか、どうやって計上するか、レシートなどをどう活用・整理するか、などと悩む個人事業主のための情報をご紹介してきました。個人事業主が費用を払った際には、領収書だけではなくレシートや出金伝票も活用できることを忘れないようにしましょう。
また、レシートの振り分け整理と保存・保管はしっかりやっておくようにしましょう。税務署の税務調査準備としても有効ですし、情報を整理してアクセスしやすくしておくことで後々自分のためになる場合もあります。
