クラウド会計・確定申告

確定申告の効率化する方法と会計ソフトおすすめ4選

毎年2月になるとものすごく憂鬱になるという事業主の方は少なくありません。節分にバレンタインに楽しそうなイベントがあるのにどうして?会社員や給与を受けていない人はそう思うかもしれませんね。

ですが企業や事業主にとって2月と3月は、泣いても笑っても逃れることのできないイベントがあります。それは社会人なら誰しも一度は聞いたことがある確定申告です。

書類を作成するところから手間と時間のかかるとってもめんどくさい作業になります。今回は「確定申告辛い」「正直やりたくない」という多くの事業主のため、いかに効率良くできるのかその方法を見ていきましょう。

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確定申告を効率化するメリット

会計担当者はいないけど税理士に頼むのは勿体無いし、どうやら自分でやるしかなさそうな事業主さん、たとえどんなに面倒でもこればかりは仕方のないことです。

税金を納めるのは国民の義務ですからね。ではそんな面倒な作業を効率化できたら、どんなメリットがあるのでしょうか。

確定申告を時短する事ができる

確定申告は時間のかかる地道な作業というイメージがありますが、それは昔の話です。今は優秀な表計算ソフトや会計ソフトがあります。パソコンで打ち込むのと一文字ずつ手書きするのでは、大きく時間に差が出ます。

効率化することで手間と時間のかかる作業を、少しでも楽にそして時短できれば十分なメリットと言えるでしょう。

確定申告を時短する事で仕事に集中できる

本来の業務をやらなければいけない事業主さんは休む時間を削って確定申告の作業を行うことになります。ですがあまりにも忙しいと睡眠不足や疲労、最悪の場合過労を引き起こすことも考えられます。

確定申告のせいで本来の業務に支障をきたすようであれば、それは本末転倒です。働いた分しっかり休息することは仕事の基本です。本来の業務に集中するためにも休息時間を削らないためにも、確定申告の作業の効率化はするべきことです。

確定が早く還付金がある場合は早く戻ってくる

早く還付金を受けとりたいなら早く申告すれば、当然その分早く戻ってきます。還付申告は1月初め頃から提出可能なので、早ければ2月中旬には還付金を受け取ることができます。

還付申告でない場合も確定申告期間の初めに申告すれば、3月末には還付金を受け取ることができるはずです。

確定申告を効率化するには?

どんな業種でも年明けは何かと忙しいものです。そしてやっとひと段落できたと思えば、確定申告のシーズンがやってきます。いつまでたっても休まらない事業主さんもいるのではないでしょうか。

目の前には領収書の山に積み重なった帳簿たち、1年分の取引をまとめるのはそう容易なことではありません。本来の業務と同時進行では本当に先の見えない作業です。

そこで確定申告は時間がかかるものだ!と決めつけずに生産性を求めてみてはいかがでしょうか。効率の良い方法が分かってしまえば面倒な作業の時短も夢じゃありません。

事前に書類を集めておく

まずは税務署から確定申告の通知がくる前に必要書類を準備しておきましょう。今回はフリーランスや個人事業主向けに必要書類を記載します。

必要書類一覧
  • 確定申告書B
    会社員やアルバイトなど給与のある人は確定申告書Aになります。各地域の税務署でもらうこともできますが、国税庁のホームページでダウンロードも可能です。
  • 控除関係の書類
    生命保険や小規模企業共済、地震保険や寄付金などを支払った証明書を添付すると、それぞれ控除を受けることができます。社会保険や国民年金保険、医療費などは支払った額に応じて控除を受けることがとができます。
  • 源泉徴収票
    給与や年金や退職金があった場合、給与は勤め先から年金は日本年金機構から、退職金はもらった会社から発送される源泉徴収票の原本を提出します。
  • 収支内訳書(白色申告に限り)
    その年の事業の収入と支出の内訳を記入して所得金額を計算する書類です。各地域の税務署でもらうこともできますが、国税庁のホームページでダウンロードも可能です。
  • 青色申告決算書(青色申告に限り)
    その年の事業の収入と経費とその内訳を記入する書類で全部で4枚あります。1枚目は損益計算書、2、3枚目は損益計算書の内訳、4枚目は貸借対照表です。

こちらも各地域の税務署でもらうこともできますが、国税庁のホームページでダウンロードも可能です。また自宅を事務所にしている事業主さんは自宅家賃や住宅ローン、光熱費等の領収書が必要となります。

毎日の帳簿はしっかりとつけておく

現金商売は毎日現金を数えるのと合わせて帳簿への記録もしっかり行いましょう。それ以外の経費などの帳簿も1年分の帳簿付けはまとめてやるより、取引が発生した日にしっかりやることで確定申告の作業が格段に楽になります。

実際マメなタイプでないと毎日記帳するのは難しいかもしれませんが、できれば週ごと、最大でも月ごとにちょこちょこ帳簿管理をするのが望ましいです。

いざ確定申告の準備をしようと思っても領収書の山が目の前にあったら、誰でもヤル気を失いますからね。またこまめに記帳することはミスやトラブルの早期発見につながります。

通帳などの記帳は毎回行う

現金よりも銀行口座での取引が多い場合はそこまで神経質にならなくても大丈夫です。なぜなら銀行口座の出入は通帳に全部記載できるからです。ですが記帳していない期間や件数が一定になると、合計額をまとめて記入されます。

久々に通帳記入を行うと合算や一括と表示されているのはそのせいです。銀行によりそれぞれ合算になるルールは異なりますので、事業用の銀行口座をいくつも所有しているなら要注意です。

領収書は漏らさず月ごとにまとめておく

無さそうである一般的なミスは領収書の紛失でしょう。多ければ多いほど管理が大変で紛失する危険も高くなります。また1年分の領収書を整理する場合、まずは月ごとに分ける作業から始まります。

この手間を省くには領収書を漏らさず月ごとにまとめておく必要があります。

保険・国民健康保険・国民年金などの控除証明書の取得をしておく

控除申請書はもし届かなかったり紛失してしまったなどのトラブルを考え、前もって各機関に問い合わせて取得しておきましょう。

確定申告を効率化する会計ソフトおすすめ4選

確定申告を効率化する一番の方法は税理士にお願いすることです。税金のプロである税理士さんは確定申告について知識も豊富ですし、何より手間も時間もかけずに済みます。本当に時間がない事業主さんはさくっと税理士さんにお願いするべきでしょう。もちろん報酬として費用は発生しますし、決して安いとは言えません。

そこでこの章では確定申告を自分でするとき効率化できるおすすめの会計ソフトをご紹介します。

格安で使える!freee

外出先やご自宅で、パソコンやお持ちのスマートフォンから手軽にアクセスできるクラウド型会計ソフトです。複数人で管理するのにおすすめです。

対応
  • Mac
  • Windows
  • iOS
  • Android
無料プラン

(各種プランによって使える機能は変わってきます。プランの切り替えは自由です。)

  • 1ヶ月間のデータ保存
  • 3人までユーザーシェア
  • 書類画像データ取り込み5枚
  • 見積書作成
  • 請求書作成
  • 支払調書作成
  • 仕訳帳、総勘定元帳PDF出力10データ
  • 1週間のチャットサポート
  • メールサポート
お試し期間
  • 最大30日間
有料プラン
  • スターター月額プラン980円
  • スターター年額プラン9,800円
  • スタンダード月額プラン1,980円
  • スタンダード年額プラン19,800円
  • プレミアム年額プラン39,800円

格安で使える!MFクラウド

経理経験者から熱い支持を集めるクラウド型会計ソフトです。 企業会計に特化した機能性の高さから簿記の知識がある人に高い評価を得ています。

対応
  • Mac
  • Windows
無料プラン
  • 全機能
お試し期間
  • フリープラン仕訳件数年間50件まで
  • 有料プラン30日間無料
有料プラン
  • ライト月額プラン1,980円
  • ライト年額プラン21,780円
  • ベーシック月額プラン2,980円
  • ベーシック年額プラン32,780円
  • バリューパック月額プラン3,900円

低コストで本格的なやよいオンライン

初心者でも使いやすいクラウド型の会計ソフトです。白色申告なら永久無料で使えることも高い評価を得ています。

対応
  • Mac
  • Windows
無料プラン
  • 白色申告
お試し期間
  • 白色申告は期限なし
  • 青色申告は14ヶ月間
有料プラン
  • 青色申告年額8,000円

完全無料で使える!フリーウェイ経理Lite

永久に完全無料で使えるパソコンインストール型の会計ソフトです。サポートサービスなどはありませんがあらゆる機能が備わっている、初心者にもおすすめのソフトです。

対応
  • Windows
無料プラン
  • 全機能
お試し期間
  • 無期限
有料プラン
  • サポート機能とクラウド型の有料版は月額3,000円

確定申告をオンラインで効率化する手順

いろんな会計ソフトをご紹介しましたが、自分が使いやすいかどうかは実際に試してみないと分かりません。まずは無料プランで実際に帳簿付けや書類の作成してみることをおすすめします。

では実際に試すためにクラウド型とインストール型、それぞれの手順を見ていきましょう。

クラウド型の手順

会計ソフトには種類が2つあります。一つ目はインターネットに接続できる環境さえあれば利用できるクラウド型です。ソフトウェアそのものを購入するわけではないので、データ自体インターネット上のサーバーで管理されます。

もう一方のインストール型に比べて導入方法も設定もシンプルなものとなっています。またインターネットに接続できる環境であれば、パソコンやスマホ、タブレット端末からのアクセスが可能です。

会社や自宅やカフェなどネット環境のある場所でならどこでも利用できるのは大きなメリットでしょう。ではその導入手順を見ていきましょう。

  1. インターネットに接続できる環境を作る
  2. アカウントを作成する
    メールアドレスとパスワード、企業名など簡単な入力になります。
  3. 利用登録完了後すぐに利用できる
    必要事項を入力したらアクセスメンバーの登録や帳簿の設定作業など簡単に進めることができます。

ひとつ注意して欲しいのがセキュリティ対策を徹底して行うことです。クラウド型の会計ソフトはすべてのデータがインターネット上のサーバーに保存されています。もちろんサーバー側のセキュリティは金融機関並みに高度なものとなっているでしょう。ただ組織内部の機密事項をサーバーのセキュリティだけに頼るのは賢明とは言えません。

ユーザー側のセキュリティ対策としてはまず使用するパソコンには必ずウイルスソフトを入れておきます。そして複数ユーザーで管理する場合、ログインする時のユーザー名とパスワードの管理を徹底しましょう。

インストール型の手順

従来の会計ソフトであるインストール型は、インストールしたパソコンでのみ利用が可能です。またプログラムの性能が更新されればバージョンアップ、パソコンが壊れても大丈夫なようにデータバックアップを自身で行います。

その際にインターネット環境が必要なものもあります。ではインストール型の導入手順はこちらです。

  1. 家電量販店などで販売されている会計ソフトを購入
    WindowsとMacのどちらかソフトにより対応OSが異なります。
  2. ダウンロードかCD-ROMでソフトをパソコンにインストールする
  3. 必要事項の入力が始まる

確定申告をオンラインで行う時に用意するもの

国税庁が運営する国税電子申告・納税システム、通称「e-Tax(イータックス)」は国税に関する各種手続きが電子的に行えるオンラインサービスです。2004年から導入が始まり、わざわざ税務署に行って長い列に並んだり郵送する手間を省けるようになりました。自宅でもオフィスでも、インターネット環境があればどこにいても確定申告の手続きを行うことができます。

ではe-Taxで確定申告する時に用意するものを見ていきましょう。

マイナンバーカードを取得する

マイナンバーカードには電子証明書という、パスポートや免許証のように身分証明できるものが組み込まれています。e-Taxでスムーズに申告、納税手続きしたいのであればまずはマイナンバーカードを取得しましょう。

ICカードリーダライタを用意する

次はマイナンバーカードに対応したICカードリーダライタを用意します。これはマイナンバーカードなどのICカードに記録された、電子情報を読み込むための機器です。

家電量販店などで購入することができます。

事前準備のセットアップを行う

国税庁のホームページに掲載されているファイルをダウンロードして、事前準備のためのセットアップを行います。毎年セットアップを行う必要があるので、去年やった人も再度行う必要があります。

正常に作動をする事を確認して確定申告書を作成する

以上がe-Taxを利用するための用意になります。ICカードリーダライタが正常に作動するか確認したら、さっそく確定申告書を作成しましょう。国税庁に掲載されている確定申告書等作成コーナーに接続します。

作成が終わったら確認をして申告を行う

申告書や申請書、帳票、添付書類などすべての必要書類の作成を終えたら電子署名を付与して送信します。送信した内容は受付システムで確認されその結果がメールボックスに届きます。

送信後ある程度時間を置いてから受付システムのメールボックスを確認しましょう。受付結果はアカウント登録で設定したアドレスに届くわけではないのでご注意ください。

【まとめ】確定申告を効率化して仕事に集中しよう!

帳簿を手書きでつけたりわざわざ税務署に行く必要がなくなると、今までひたすら苦労してきた確定申告も少しは気持ちが楽になりそうですね。帳簿管理から申告書の提出まで一連の流れがすべてパソコン一台で可能だなんて、さすが現代社会とでもいうべきでしょうか。

今まで手書きだった人もこれから帳簿付けを始める人も、あまり難しく考えずやっていくうちに慣れればいいんです。自分のペースで作業しやすいように効率的な方法を見つけましょう。

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