日々お金の流れを把握するのは商売の基本です。そこで役立つのが現金の出入金を記録する現金出納帳でしょう。今回はそんな家庭の家計簿的な役割を果たす、現金出納帳の書き方や注意点について解説します。
現金出納帳を手書きで行う時の6つの注意点
そもそも現金出納帳とは事業にかかわるすべての現金の出入金を記録し、日々のお金の流れを把握するための帳簿です。実際の現金残高と帳簿上の残高の一致を確認することで、会計ミスや不正行為の早期発見につながります。
今は便利な会計ソフトでなるべく手間をかけずに管理している方が多いことかと思います。ただ手書きの方が訂正の跡がわかるので、証拠能力としては高く評価されるでしょう。
では現金出納帳を手書きする時の注意点を見ていきましょう。
正しい現金の動きを書き込まなくてはならない
現金出納帳を付けていないと「あるはずのお金がない」「何に使ったか分からない」といった事態が起こります。そしていずれは経営破綻という最悪のケースを招いてしまう事も考えられるでしょう。
そうならないためにも現金出納帳を付けることはもちろん、正確な現金の動きを記さなければなりません。例えば原因不明の不一致があったとしても、現金を出し入れして合わせるなんて事は絶対に行ってはいけないのです。
勘定科目を正しく書かなくてはならない
発生した現金が何であるのかその内容を勘定科目を使って記します。勘定科目は誰が見てもわかるような一般的な勘定科目を使用するのが望ましいです。
また一度使用した勘定科目は毎期にわたって継続的に使用する必要があります。なので何の勘定科目を使用するか正確に判断しなければなりません。
毎日記入しなくてはならない
現金出納帳を含むすべての会計帳簿は、取引の発生順つまり日付順に記録する必要があります。手書きで毎日記帳しているからこそ、証拠能力として高い役割を果たすからです。
差引残高と現金残高が一致していなくてはならない
現金出納帳は帳簿上の残高と実際の残高が同じであることを確認するために必要な帳簿です。つまり計算ミスや記帳ミス、不正行為などが起こらなければ必ず残高が一致するはずなのです。
しかし時には不一致が発生してしまい、何度見直しても理由が分からないことが起こりえるのでしょう。そしてその際に決してやってはいけない事が、帳簿または現金をズレに合わせることです。
これではウソの記帳をすることになり、現金出納帳を付けている意味がなくなってしまいます。
ボールペンで記入しなくてはならない
現金出納帳を含むすべての会計帳簿を手書きで付ける場合ボールペンで記入しなくてはなりません。これは訂正できなくするため、また訂正した跡もしっかり残すために原則として決められています。
重要な書類を書くときも書き換えられてしまったり摩擦で消えないよう、ボールペンで記入するのは常識ですよね。ですから帳簿を手書きする場合は鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペン、修正液、修正テープの使用は不可です。
間違って記入してしまった際は訂正したい箇所を二重線で消し、近くの余白に正しい数字を記入します。
次月へ繰り越ししなくてはならない
現金出納帳は毎月毎月の末日に月末時点の残高を次月へ繰り越す必要があります。これは一定のスパンで残高の清算をし、数字をこまめにチェックすることでミスを早期発見することができるからです。
なので1ヶ月分の会計をその月の月末に一旦締めることで「この月の残高はこれで間違いありません」と確認することになるのです。その際はその月の1番最後の欄に、月末の日付で次月繰越と記入します。
現金出納帳の手書きでの書き方
現金の出入りが発生した際の伝票や領収書やレシート、請求書や納品書などの記録をもとに記帳します。ただこれらの証憑書類がもらえなかったり紛失してしまった時は、必要に応じて伝票を作成します。
文房具屋はもちろん100均やスーパーなどでも取り扱いがあるので簡単に手に入りますが、すぐに用意できない時は取引の日付と金額、相手先と取引内容をメモしておきましょう。
では現金出納帳の書き方について見ていきましょう。
現金の動きがあった日付を記入する
まずは現金の出入りが発生した日付を記入する日付欄を設けます。領収書の記録をもとに記帳するさいは、領収書の日付と清算した日付を間違えないよう気をつけましょう。領収書に記載されている日付は、事業に関わる費用を一時的に立て替えているだけなので、あくまでも従業員の個人的なお金の出入りが発生したと考えます。
現金出納帳の日付欄に記入するのは従業員に対して領収書の清算をした日付を記入します。さらに領収書の日付と清算した日が違うとき、摘要欄または備考欄に領収書や日付を記入しておくことで混乱を防ぐことができます。
どんな費用なのかわかるように科目を記入する
次は科目欄または勘定科目欄を設けます。そこで何が何の勘定科目になるのかは定められていないので、どの勘定科目で処理するのか統一して決めなければなりません。例えば事業で使用する文房具を購入した場合、消耗品費または事務用品費のどちらで処理すれば良いのでしょうか。実はこういった類似した勘定科目は、正直どちらで処理しても構いません。
なぜ同じような勘定科目が存在するのかというと、会社規模が大きくなった際、ひとつの勘定科目がそれなりの金額にならないよう分ける必要があるからです。なので毎期継続して同じ勘定科目を使用することさえ守れば、どちらで処理しても構わないのです。
入金や支払いの相手先や内容を記入する
次は摘要欄を設けます。これは勘定科目だけでは分からない入金や支払いの相手先、費用の内容を簡潔に記入します。例えば文房具を購入し消耗品費で処理した場合、購入先であるお店の名前と文房具代を分かりやすいようスペースで区切って記入します。
収入金額を記入する
現金を受け取った場合に増加した金額を記入します。
支払金額を記入する
現金を支払った場合に減少した金額を記入します。
差引残高を記入する
入金が発生した場合は差引残高＝前日残高+入金金額となります。出金が発生した場合は差引残高＝前日残高−出金残高となります。そして差引残高がわかった時点で実際の現金残高と一致しているか確認します。
そこで原因不明の不一致が発生した場合、帳簿上の残高と実際の残高の差額分を、不明な損失または不明な収入と考えます。どちらも一時的に現金過不足という勘定科目で処理をします。
そして原因が判明した時点で、該当する勘定科目に振り替えます。そして期末まで原因が分からなければ、現金過不足から不明な損失は雑損失、不明な収入は雑収入に振り替えます。商売している以上、ある程度の現金過不足は発生してしまうものです。ですがあまりにも金額が大きい場合はお金の管理がおろそかな証拠です。
基本的には起こるはずのないものと考え、原因追求と対策を講じてください。
月末には仕切り線を引いて差引残高を算出する
月末は一旦会計を締めるために仕切り線(二重線)を引いてから出入りしたすべての合計金額を記入します。備考欄に計と記入し、同じ行に収入金額の合計、支払金額の合計を記入します。一番最初の行で記入した前月繰越+収入金額の合計−支払金額の合計で月末の残高を計算します。一行前の差引残高と一致していることを確認してから、計の行に残高を記入します。
次月への繰り越しを記入する
合計金額を記入し残高の確認も終わったら、最後の行の摘要欄に次月繰越、差引残高欄に金額を記入して次月への繰り越し作業が完了です。そしてまた次のページの最初の行に前月繰越を記入し、1ヶ月分の現金の出入りを記帳します。
現金出納帳と金銭出納帳って何が違うの？
今まで現金出納帳について解説してきましたが、金銭出納帳という帳簿を利用している方も多いと思います。ではここで現金出納帳と金銭出納帳の違いについて説明したいと思います。
全ての財産や収支を記帳すればどちらでも同じ
一般的にはどちらもほぼ同じ意味のものと考えられています。ただ金銭というものは貨幣のみを意味しますが、現金というものは貨幣以外にも小切手や郵便為替なども意味します。
実務においては小切手や郵便為替は現金勘定で処理するので、現金出納帳のほうが意味的には間違っていません。ですがどちらでも実務内容は一緒なので、どちらを使用するかは会社によって違います。
現金出納帳の勘定科目について
帳簿付けするにあたって基本的な勘定科目は覚えておきたいものです。ではこれから現金出納帳で使用する基本的な勘定科目について見ていきましょう。
立替金
取引先や従業員が支払うべき費用などのお金を、一時的に事業主や会社が立て替えてあげた時に処理する勘定科目です。後で返してもらえる権利として考えるので資産として扱います。
仮払金
立替金と混同しやすいのですが、はっきりとした違いは会社にとって必要な支払いであるかどうかです。立替金はあくまでも会社が支払う必要のないお金の支出です。仮払金はなんのお金なのか未確定の支出を一時的に処理する勘定科目です。用途がわかってから該当する勘定科目に振り替えます。従業員の出張を例に挙げてみましょう。
出発時点では出張費用にいくらかかるかわからないため、仮払金として現金3万円を支給します。この時現金出納帳では3万円を仮払金として処理します。
出張から戻ってきた従業員から交通費に1万円と宿泊費に1万円の合計2万円の出費があり、1万円現金で返金されたとします。現金出納帳には2万円を旅費交通費として処理します。(摘要欄に仮払清算と記入)
そして残りの1万円を仮払金の入金として処理します。(摘要欄に仮払戻入と記入)
仮受金
仮払金同様、なんのお金なのか未確定の入金を一時的に処理する勘定科目です。例えば従業員から不明な入金があったり、大まかな内容しか分からなかったり、またそれを処理する勘定科目が決められていない場合に使用します。
預り金
従業員や取引先などから一時的に預かったお金を処理する勘定科目です。その後本人に返金または支払うお金、本人の代わりに第三者に支払うお金を管理します。
例えば従業員の源泉所得税や社会保険料など、これらは従業員の給料から天引きし一時的に預り金勘定で処理します。代理支払い人として納付後、現金出納帳にて相殺します。
短期借入金
金融機関や取引先、会社関係者や家族知人など企業内部のものから借りたお金で返済期間が一年以内のものを処理する勘定科目です。
長期借入金
短期借入金との違いは返済期間が一年を超えるかどうかです。例えば土地や建物など大きな固定資産の購入でお金が不足した時に使用されます。また返済期限が期首から一年以内に迫ったものは短期借入金に振り替える処理をします。
売上高
売上高とはお客様や取引先にサービスや商品を提供して稼いだお金を処理する勘定科目です。単に売上とも言いますが、簿記では売上と売上高は区別されます。
売上は勘定科目として使用され、売上高は一定期間の総額として決算書に計上する際に使用されます。
雑収入
どの勘定科目にも当てはまらない収入を処理する勘定科目です。ただしあまりにも大きな金額になると一体なんのお金なのか分からなくなるため、比較的少額な収入を記入します。
例えば手数料収入や補助金や保険金、損害賠償金を受け取った場合などに使用します。また事業性の低い副業などの少額な収入も、この勘定科目でまとめて計上することができます。
仕入高
商品を販売するため購入対価、製造や制作するための材料や部品を仕入れる費用を処理する勘定科目です。また購入手数料や運送費用などの付随費用は取得価額に含めなければいけないと定められています。
売上同様に簿記上では仕入を勘定科目として使用し、一定期間の総額として決算書に計上するする際に仕入高が使用されます。仕入れそのものがないサービス業や業務請負業者は使用しません。
役員報酬
取締役や執行役や監査役などの中心的なポジションでその組織の管理を行う、役員に支払う報酬を処理する勘定科目です。
給与手当
正社員として会社と雇用関係にある従業員に対し、労働の対価として支給されるお金を処理する勘定科目です。給料やボーナス、諸手当や祝い金などが含まれます。
雑給
アルバイトやパートなど正社員以外で会社と雇用関係にある従業員に対し、労働の対価として支給されるお金を処理する勘定科目です。正社員の給与と区別するために存在する勘定科目です。
法定福利費
会社は従業員のために働きやすい環境を作らなければいけません。そのため社会保険や雇用保険、労災保険などの費用負担が義務付けられているものは、従業員と会社が負担割合に応じて支払うようになっています。
これら会社負担分を処理する勘定科目で、従業員負担分は給料から天引きして一時預り金勘定で処理をします。
福利厚生費
法律が規定していない福利厚生を処理する勘定科目で、法定福利費以外のものが当てはまります。例えば社員旅行や忘年会などの費用、結婚や出産、退職などのお祝い金も含まれます。
事務用品費・消耗品費
事務用品費も消耗品費も取得原価10万未満、または耐用年数一年未満の物品を処理する勘定科目です。どちらも物品全般において使用することができます。
地代家賃
事務所や店舗や駐車場など、事業で使用している建物や土地にかかる賃借料を処理する勘定科目です。
賃借料
土地や建物の使用料を処理する勘定科目が地代家賃に対し、それ以外で発生した使用料を処理するのが賃借料です。車両や機械、家具や設備などのレンタル料が含まれます。
保険料
事業で使用する建物や車両の保険料を処理する勘定科目です。事務所や店舗などの火災保険料や車両の損害保険料が含まれます。
修繕費
会社の資産である建物や備品、車両などを修理するための費用を処理する勘定科目です。
租税公課
事業にかかわる公的負担の支払いを処理する勘定科目です。国や地方に収めなければならない税金(租税)と、公共団体へ納めなければならない罰金や会費など(公課)を合わせて計上します。
旅費交通費
事業にかかわる移動費や宿泊費を処理する勘定科目です。バス代や電車代、自動車のガソリン代やホテルの宿泊代が含まれます。
通信費
事業にかかわる通信費用を処理する勘定科目です。ハガキ代や切手代、電話やインターネットの使用料などが含まれます。
水道光熱費
事業で使用する店舗や事務所の水道代や電気代、ガス代を処理する勘定科目です。
支払手数料
銀行や郵便局など振込時にかかった手数料、キャンセル料や解約料などを処理する勘定科目です。手数料という名でも一般管理費として扱うので、弁護士や税理士や警備員に支払う報酬もこの勘定科目を使用します。
接待交際費
取引先などの事業関係者を接待するための飲食代やお車代、お中元やお歳暮などの購入費用を処理する勘定科目です。
会議費
取引先や従業員などよ事業関係者との打ち合わせにかかる費用を処理する勘定科目です。主にや会議のための会場費や飲食代が挙げられます。
新聞図書費
事業にかかわる雑誌や新聞、書籍の購入費用を処理する勘定科目です。
諸会費
企業が加入している様々な団体に支払う会費や協賛金などを処理する勘定科目です。租税公課の会費等は諸会費勘定で処理することができます。
雑費
事業にかかわるもろもろの費用を処理する勘定科目です。あまり大きくなりすぎると税務調査の対象となることがあるので、他の勘定科目との区分を考慮しながら使用しましょう。
現金出納帳を手書きより簡単にするには？
上記で基本的な勘定科目として紹介したものだけでも覚えるのは大変な数です。手書きで記帳するとなおさら手間のかかる作業になることは重々理解していただけたと思います。これからは現金出納帳を手書きよりも簡単にする方法を見ていきましょう。
会計ソフトを使って記入すると時間が短縮できる
会計ソフトを使った帳簿付けはパソコンの基本操作ができれば簡単に現金出納帳が作成できるよう設定されているので、パソコンが初めての方も慣れてしまえば安心です。また自動で計算、反映してくれるので計算ミスをなくし効率よく帳簿を作成することができます。
白色申告・青色申告の申告書が簡単にできる
以前の方法では確定申告に必要な書類を紙で作成するのが主流でした。ですが今の時代パソコンを使えば帳簿の作成から申告書の作成、さらに提出までの一連の流れを簡単に終わらすことができます。
関連記事：Macで確定申告！e-Taxを使う時の4つの注意点と手順
【まとめ】現金出納帳を手書きよりパソコンで行う方が簡単！
「税理士に頼むのは勿体無いし…」「忙しくて出来ない」「そもそも何をしていいのか分からない」なんて方には会計ソフトを使った帳簿作成があすすめです。
初心者にも安心のサポートで便利で効率良く現金出納帳の作成が出来ちゃいます。もちろん他の帳簿や決算書、申告書の作成もパソコン一台で可能なので是非自分の使いやすい会計ソフトを見つけてくださいね。
